Privacy Policy
Brokerage Operating System · JGRES
The Brokerage Operating System (BOS), a JGRES product, is committed to protecting the privacy of every agent, broker, and user who accesses our platform. This Privacy Policy explains what information we collect, how we use it, and how we keep it safe. By using BOS, you agree to the practices described here.
1 Information We Collect
▾We collect information in two ways — directly from you and automatically when you use the platform.
- Account information: name, email address, brokerage affiliation, license number, and login credentials when you register or are enrolled by your brokerage.
- Usage data: pages visited, tools accessed, role-play sessions completed, training scores, and interaction logs within the platform.
- AI interaction data: prompts you type into the BOS Agent Assistant and Role Play Lab are sent to OpenAI’s API to generate a response and returned to your browser. BOS does not log or store these conversations on our servers — they exist only in your active browser session and are cleared when you close or refresh the page.
- Device and technical data: browser type, IP address, device type, and session timestamps, collected automatically.
2 How We Use Your Information
▾We use the information we collect exclusively to operate and improve the BOS platform. Specifically:
- Deliver AI-powered training tools, role-play feedback, and agent resources.
- Personalize your experience based on your brokerage’s office policy settings.
- Allow brokerage administrators to track agent onboarding progress and training completion.
- Send platform updates, training announcements, and administrative notices.
- Comply with applicable laws and protect the rights and safety of users.
We do not sell your personal information to any third party. We do not use your data for advertising purposes.
3 AI-Powered Features & Third-Party Processing
▾BOS uses OpenAI’s API to power the Agent Assistant, Role Play Lab, and other AI features. When you submit a message, it is transmitted to OpenAI’s servers to generate a response and returned to your browser. BOS does not log, record, or store AI chat conversations on our servers. No conversation history is retained after your session ends.
OpenAI may process and retain inputs per their own data policies. Their use of this data is governed by OpenAI’s Privacy Policy.
We recommend avoiding entry of personally identifiable information about clients, buyers, or sellers into AI chat fields. Use general training scenarios.
4 Data Sharing
▾We share your information only in these limited circumstances:
- Your brokerage: The broker or office administrator who enrolled you may have access to your training progress and usage activity within their licensed BOS instance.
- Service providers: Trusted vendors who help us operate the platform (hosting, email delivery, API services), bound by confidentiality agreements.
- Legal requirements: If required by law, court order, or to protect the rights and safety of users or the public.
5 Cookies & Tracking
▾BOS uses session cookies and local storage to maintain your login state and language preference. We do not use advertising trackers or third-party analytics cookies beyond what is built into our WordPress hosting environment. You may configure your browser to block cookies, but some platform features may not function properly without them.
6 Data Retention
▾We retain your account information for as long as your brokerage maintains an active BOS subscription or as required by law. If your brokerage’s subscription is canceled, account data is deleted or anonymized within 90 days unless a legal obligation requires longer retention. You may request earlier deletion by contacting us directly.
7 Your Rights
▾Depending on your location, you may have the right to:
- Access the personal information we hold about you.
- Request correction of inaccurate data.
- Request deletion of your data (subject to legal and contractual limitations).
- Opt out of non-essential communications.
To exercise any of these rights, contact us using the information below. We will respond within 30 days.
8 Security
▾We implement reasonable technical and organizational safeguards to protect your information — including HTTPS encryption, access controls, and secure API key management. No system is completely immune to breaches. In the event of a data breach that affects your personal information, we will notify affected users in accordance with applicable law.
9 Children’s Privacy
▾BOS is a professional platform designed exclusively for licensed real estate agents, brokers, and industry professionals. We do not knowingly collect personal information from individuals under 18 years of age. If we become aware that a minor has provided us with personal data, we will delete it promptly.
10 Changes to This Policy
▾We may update this Privacy Policy from time to time as the platform evolves. When we do, we will update the effective date at the top of this page. Continued use of BOS after changes are posted constitutes your acceptance of the updated policy. For significant changes, we may send a notice to the email address associated with your account.
Questions or Requests?
Reach us at privacy@brokerageoperatingsystem.com or through the contact page at brokerageoperatingsystem.com.
JGRES · Brokerage Operating System · South Florida
El Brokerage Operating System (BOS), un producto de JGRES, se compromete a proteger la privacidad de cada agente, corredor y usuario que accede a nuestra plataforma. Esta Política de Privacidad explica qué información recopilamos, cómo la usamos y cómo la protegemos. Al utilizar BOS, usted acepta las prácticas descritas aquí.
1 Información que recopilamos
▾Recopilamos información de dos maneras: directamente de usted y de forma automática cuando usa la plataforma.
- Información de cuenta: nombre, correo electrónico, afiliación a la correduría, número de licencia y credenciales de acceso al registrarse o al ser inscrito por su correduría.
- Datos de uso: páginas visitadas, herramientas utilizadas, sesiones de práctica completadas, puntajes de entrenamiento e historial de interacciones dentro de la plataforma.
- Datos de interacción con IA: los mensajes que usted escribe en el Asistente BOS y el Laboratorio de Práctica se envían a la API de OpenAI para generar una respuesta y se devuelven a su navegador. BOS no registra ni almacena estas conversaciones en nuestros servidores — existen únicamente en su sesión activa del navegador y se eliminan al cerrar o actualizar la página.
- Datos técnicos y del dispositivo: tipo de navegador, dirección IP, tipo de dispositivo y marcas de tiempo de sesión, recopilados automáticamente.
2 Cómo usamos su información
▾Usamos la información recopilada exclusivamente para operar y mejorar la plataforma BOS. Específicamente:
- Ofrecer herramientas de entrenamiento con IA, retroalimentación de prácticas y recursos para agentes.
- Personalizar su experiencia según la configuración de políticas de su correduría.
- Permitir que los administradores de la correduría monitoreen el progreso de incorporación y finalización del entrenamiento.
- Enviar actualizaciones de la plataforma, anuncios de entrenamiento y avisos administrativos.
- Cumplir con las leyes aplicables y proteger los derechos y seguridad de los usuarios.
No vendemos su información personal a ningún tercero. No utilizamos sus datos con fines publicitarios.
3 Funciones de IA y procesamiento de terceros
▾BOS utiliza la API de OpenAI para el Asistente de Agentes, el Laboratorio de Práctica y otras funciones de inteligencia artificial. Cuando usted envía un mensaje, este se transmite a los servidores de OpenAI para generar una respuesta y se devuelve a su navegador. BOS no registra, guarda ni almacena conversaciones de chat con IA en nuestros servidores. El historial de conversaciones no se retiene una vez que su sesión finaliza.
OpenAI puede procesar y retener sus entradas según sus propias políticas. Su uso de esta información se rige por la Política de Privacidad de OpenAI.
Le recomendamos no ingresar información de identificación personal de clientes, compradores o vendedores en los campos de chat de IA. Utilice escenarios generales para fines de entrenamiento.
4 Compartir datos
▾Compartimos su información solo en estas circunstancias limitadas:
- Su correduría: El corredor o administrador de oficina que lo inscribió puede tener acceso a su progreso de entrenamiento y actividad de uso dentro de su instancia BOS autorizada.
- Proveedores de servicios: Proveedores de confianza que nos ayudan a operar la plataforma (alojamiento, envío de correo, servicios de API), sujetos a acuerdos de confidencialidad.
- Requisitos legales: Cuando la ley, una orden judicial o la protección de derechos y seguridad de usuarios o del público lo requiera.
5 Cookies y rastreo
▾BOS utiliza cookies de sesión y almacenamiento local para mantener su estado de inicio de sesión y preferencia de idioma. No utilizamos rastreadores publicitarios ni cookies de análisis de terceros más allá de los integrados en nuestro entorno de alojamiento WordPress. Puede configurar su navegador para bloquear las cookies, aunque algunas funciones de la plataforma pueden no funcionar correctamente sin ellas.
6 Retención de datos
▾Conservamos su información de cuenta mientras su correduría mantenga una suscripción activa a BOS o según lo exija la ley. Si la suscripción de su correduría se cancela, los datos de la cuenta se eliminan o anonimizan dentro de los 90 días, salvo que una obligación legal requiera un período mayor. Puede solicitar una eliminación anticipada contactándonos directamente.
7 Sus derechos
▾Dependiendo de su ubicación, puede tener el derecho a:
- Acceder a la información personal que tenemos sobre usted.
- Solicitar la corrección de datos inexactos.
- Solicitar la eliminación de sus datos (sujeto a limitaciones legales y contractuales).
- Optar por no recibir comunicaciones no esenciales.
Para ejercer cualquiera de estos derechos, contáctenos usando la información a continuación. Le responderemos dentro de los 30 días.
8 Seguridad
▾Implementamos medidas de seguridad técnicas y organizativas razonables para proteger su información, incluyendo cifrado HTTPS, controles de acceso y gestión segura de claves de API. Ningún sistema es completamente inmune a las brechas de seguridad. En caso de una violación de datos que afecte su información personal, notificaremos a los usuarios afectados de acuerdo con la ley aplicable.
9 Privacidad de menores
▾BOS es una plataforma profesional diseñada exclusivamente para agentes inmobiliarios con licencia, corredores y profesionales de la industria. No recopilamos intencionalmente información personal de personas menores de 18 años. Si nos enteramos de que un menor nos ha proporcionado datos personales, los eliminaremos de inmediato.
10 Cambios a esta política
▾Podemos actualizar esta Política de Privacidad periódicamente a medida que la plataforma evoluciona. Cuando lo hagamos, actualizaremos la fecha de vigencia en la parte superior de esta página. El uso continuado de BOS después de publicar los cambios constituye su aceptación de la política actualizada. Para cambios significativos, podemos enviar un aviso al correo electrónico asociado a su cuenta.
¿Preguntas o solicitudes?
Contáctenos en privacy@brokerageoperatingsystem.com o a través de la página de contacto en brokerageoperatingsystem.com.
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